最近つらつらと効率のよいグループタスク管理方法について考えを巡らせているのですが、Gmailと連携したタスク管理ツールみたいなものがあったらちょっと理想的かもしれないと想像してみた。
仕組みとしてはこんな感じ。
- タスク管理用メールアドレスを設定する
- 該当メールアドレスに届いたメールはGmailのフィルタで振り分ける
- フィルタ条件に適したものをタスクとして自動登録
- 担当もフィルタの設定で自動的に割り当てられる
- 自分に届いたメールをタスク管理用メールアドレスに転送してもいい
- タスクの処理は管理ツールから
- 特定条件に沿ったメールを返信してもタスクは自動的に処理される
具体的な使い方でいうと、例えば info@example.com という企業の代表アドレスをこのタスク管理ツールに設定しておき、このメールアドレスに来たメールの中で指定したフィルタに合致するものが自動的にタスクとして登録される。お問い合わせフォームからこのアドレスにメールが来る場合であれば、お問い合わせフォームから投稿されるメールに「【お問い合わせ】」みたいなヘッダをつけておいて、そのメールを自動でタスク扱いにする、みたいな形。
こういうグループのメールアドレスに来たメールはだれが対応したかというのを確認するのが割と面倒なんだけど、自動的に該当のメールがタスクとして登録されれば誰が対応するかがわかりやすい。タスクの消込は手動でもいいし、特定の文字が含まれたメールが返信されたら自動でタスクを消す、でもいい。たとえば「お問い合わせありがとうございました。これにて対応終了とさせていただきます」みたいな文言とかね。
自分宛に来たメールも指定した条件に沿って転送してタスク管理に登録されれば、個人あてのアドレスも全員で共有できる。転送で本文中に「タスク登録」とかいれておくだけでもいいかも。このあたりはGmailの強力なフィルタ機能をうまく活用できるといいかな。
おりしも先日のGoogle I/Oでは、GmailのAPIが公開されるという話もひっそりでておりました。
Google I/O 2014速報：「Gmail API」β版公開、連動アプリ開発を支援 – ＠IT http://www.atmarkit.co.jp/ait/articles/1406/27/news140.html
Google I/O 2014の裏でひっそり公開されたGmail APIを触ってみる – Qiita
http://qiita.com/soundTricker/items/e09351ab2c82760ac5b1
具体的にこのAPIでどこまでどんなことができるのかはわからないんだけど、機能を作りこむよりタスク登録の自動処理をぜんぶGmailに任せてしまうというのは意外と便利なんではないかなと思うのでした。そういうサービス作ってみたいなー。