4月から会社が変わったタイミングで、名刺管理サービスも一新して見直すことにしました。
今まで使っていたeightは、機能としてはほぼ満点に近いくらい素晴らしいのですが、ただ一点、名刺を登録した相手もeightを使っていると自動的につながるというSNS機能が激しく嫌いで、それが理由でこのサービスを使うのを辞めました。
名刺の考え方は人それぞれだと思いますが、自分の場合名刺というのはあくまでビジネスのつながりであってそれ以上は踏み込まないでね、というバリアーの意味も持っています。ソーシャルはプライベート、名刺は半分パブリックと使い分けたい自分にとって、1回名刺交換しただけの人までソーシャル的につながってしまうのがまったく肌に合わない。せめて有料会員ならこの機能をオフにできるとかなら使うんですが、あまり他の人はそんなこと気にしないのかな……。
それはさておきeightの次なる名刺管理サービスとしていろいろと探した結果、ひとまずは2つのサービスを併用して様子を見ることにしました。
1つはメディアドライブが運営する「名刺ファイリングCLOUD」というサービスです。
名刺管理 サービス｜名刺ファイリングCLOUD（旧名称 THE 名刺管理）｜基本利用料0円 無料
https://cloud.mediadrive.jp/
これ実は以前に愛用していたもののサービス終了でなくなく利用を諦めたcocoaの名刺管理で利用していた「やさしく名刺ファイリング エントリー」と同じメディアドライブのソフトなのです。というかUIも含めてまったく同じで、なんならちょっと懐かしい感じすらしました。
ドキュメントスキャナ「DR-150」と月額315円で名刺データをクラウド管理 – カイ士伝
https://bloggingfrom.tv/wp/2010/03/29/3543
cocoa終了後は自前でサービスを運用しているようで、名刺100枚までは無料、その後は1,000枚で月額200円とかなりリーズナブルな料金体系。
名刺管理 サービス｜名刺ファイリングCLOUD（旧名称 THE 名刺管理）｜サービス・価格
https://mediadrive.jp/products/meisi/service.html
名刺の登録方法もスキャナで読み込んだデータがソフトを通じて自動的にクラウドへアップロードされるので操作はとても楽。名刺情報もOCRで取り込むのである程度正確で、取り込んだ情報をざっくり見て名前と会社名だけは修正、それさえ正しければ検索できるからあとは画像見ればいいでしょ、という手軽さと精度のバランスの良さがとてもいい感じです。
ただ手放しで褒められないところもあって、1つは対応ソフトがWindowsのみということ。これについてはビジネスのメインマシンがWindowsなのでさほど問題ないのですが、もう1つ辛いのがクラウドで見られるのはスマートフォンのみ、しかも端末は1台に限られるということ。PCについてはクラウドから見ることができず、取り込んだデータをローカルで見ることになるので、事実上PCとスマートフォンは1台のみ、ということになります。
PCはもちろんスマホやタブレットなど複数台持ちの自分としてこれはちょっと辛い仕様。オプション料金払ってもいいので利用台数増やせるようして欲しいところです。
そしてもう1つ辛いのが、アプリの読み込み速度が劇的に遅いこと。これ急いでるときだとちょっと業務に支障が出るレベルの遅さです。試しにアプリ立ち上げから名刺表示までを動画で撮影してみたのですが、20秒近く待たないと名刺が表示されません。これ有料プランだったら速くなったりするのかな……。
閲覧端末の制限や読み込みの遅さに不安を感じ、まだ会社が始まったばかりの今のうちに他の手段も講じておこうと保険代わりに使い始めたのがevernote。名刺管理としては定番とも言えるサービスです。
すべてを記憶する。アイデアを整理する。スマートに働く。| Evernote
https://evernote.com/intl/
名刺ファイリングCLOUDと同様、スキャナで読み込んだデータをEvernoteに連携してアップロード、という使い方をしているのですが、こちらもこちらで使い勝手がいまいち。まず検索結果が読み込んだファイル名で表示されるため、スキャナで読み込むと日時がファイル名になっていて名刺が誰だかわからない。
読み込みについてもまとめて名刺をスキャンすると1つのPDFに複数の名刺が登録されるため、名前で検索がヒットしても1枚のPDFの中に名刺が何十枚もあったら探すのが大変。
さらにAndroidだとPDFが直接開けない。ダウンロードするとちゃんと開けるのでファイルに問題があるわけではなさそうなのですが、前述の通り内容がファイル名からわからないPDFをいちいちダウンロードしてさらに検索するのは非常に手間です。
Evernoteといったら名刺管理の定番的存在なのでもっとうまい使い方があると思うのですが、自分の使い方がおかしいだけなのかな。Evernote上級者の方がいらっしゃいましたらぜひ名刺管理のアドバイスいただけますと。
そんなこんなでどちらも一長一短、だけど閲覧の使いにくさはEvernoteがちょっと困るレベルなので、メインは名刺ファイリングCLOUDにしつつバックアップとしてevernote、という体制をしばらく続けたいと思います。Evernoteもっとうまい使い方があるよ、という人がいましたらぜひぜひお知らせ下さいませ。