Gmailのキーボードショートカットによる生産効率向上が界王拳並みな件

もはやWebメールの定番ともなった感のあるGmail。スレッドやラベルなど特殊な機能盛りだくさんではありますが、個人的に一番愛用しているのはキーボードショートカットです。

キーボードショートカットというのは、キーボードのボタンをを1つないし2つ押すだけで、該当の機能を実行してくれる機能。いちいちマウスを手にすることなく、ほとんどの操作がキーボードだけで完結するので、作業効率が圧倒的に上がります。

もともと個人的にショートカットが大好きで、Windowsのショートカットはあらかた覚え、Photoshopも自分が愛用するショートカットはこまめに使いこなしていましたが、Gmailはショートカットが非常に豊富で、ほとんどの機能をショートカットで使いこなせるといっても過言ではないほど。その魅力をささやかながらご紹介したいと思います。

ちなみに、大前提として、Gmailのショートカットは、英単語の頭文字をボタンに割り当てているパターンが多いです。詳細は後述しますが、この感覚を持っておくだけでショートカットがだいぶ分かりやすくなるはず。

なお、Gmailのショートカットはこちらがよくまとまってるので合わせてご覧ください。タスクのショートカットとか最新のが追加されてないかもですが、これプリントアウトして机の側に貼っておき、少しずつ覚えていくとよいと思います。

Gmailのキーボードショートカット一覧
http://gmail.1o4.jp/shortcuts.html

あとちょいと問い合わせあったので追記。キーボードショートカットはそもそも設定でオンにしないと使えないので、わすれずにやっておいてくださいね☆？

基礎編

メール受信画面で使えるショートカットは、機能がわかりやすく、ほとんどが前述の頭文字設定なので覚えやすい。まずはこのあたりからショートカットを練習していくといいと思います。

r（Reply）：返信
a（All Reply）：全員に返信
f（Forward）：転送
c（Compose）：新規メール作成
s（Star）：該当のメールにスターをつける
Ctrl（Windows） or Command（Mac）＋s（save）：下書きに保存

このあたりは基本的な英単語でほぼまかなえる機能。StarとSaveが重なっている点だけご注意くださいませ。「r」と「a」をささっと使い分けられるだけでかなり便利かと。

中級編

続きましてメール画面を移動するショートカットをば。

j：メールのスレッドを下に移動
k：メールのスレッドを上に移動
n：スレッド内のメッセージを下に移動
p：スレッド内のメッセージを上に移動

ここからはGmailの概念を少し理解しないといけません。Gmailでは同じ件名に対してやりとりしているメールを1つにまとめて表示し、その単位を「スレッド」、スレッド内のメールのことを「メッセージ」としています。

jとkはスレッドで移動するショートカットなので、一番最初のメール一覧画面ではカーソルが上下に動きます。また、メールを見ている画面であればスレッドが切り替わり、次のメールや先のメールに移動できます。ここはわかりにくいところなので画像もいれときますね。

一方のnとpは、1つのスレッド内でメールを読んでいく機能。同じ件名でのメール返信が続いた場合、実は画面の下のほうに新しいメールがあるのに気がつかないと、Gmailではスレッド単位で既読、未読を管理するので気がつかないまま終わってしまうことも。メールを開いたら「n」を押して、そのスレッド内のメールを全部チェックする習慣をつけましょう。

個人的にはこの「n」が非常にありがたくて、返信に返信を重ねたメールだと引用部分が多くなりすぎて画面も長くなり、どこからが次のメールかチェックするのが結構大変。この「n」ショートカットを覚えたおかげでどこからが新しいメールか確実にわかるようになり、生産性が大変向上しました。

上級編

ほぼすべての操作をショートカットで使えるGmailの真骨頂。ここまで来たら画面の移動や既読・未読管理まで徹底してショートカットしてしまいましょう。

まずは画面の移動。これもある程度英単語でマスターできます。

g＋i（Go to Index）：受信トレイ（インデックス）を表示
g＋s（Go to Star）：スターをつけたメールを一覧表示
g＋d（Go to Draft）：下書き（ドラフト）を一覧表示
g＋a（Go to All mail）：すべてのメールを表示
g＋c（Go to Cntact）：連絡先（コンタクト）を表示
g＋t：送信済みメールを表示
u：メール一覧に戻る

いずれも「g」を組み合わせることで移動できます。「g＋c」は「新規作成」と「c」がかぶっていますが、新規作成メールを一覧表示する、という使い方はありえないのでここは理解の住み分けもできるかと。

「g＋t」で送信済みメールってのだけ、英単語的に意味わからないのですが、「senT」でtを取ったのか、はたまた余ったキーに割り当てただけなのか……。この点わかるかたがいたらご享受ください。

最後の「u」は、受信トレイではなく一覧に戻るのがポイント。例えば指定したキーワードで検索し、検索結果のスレッドを読んでいる場合、「u」を押すと戻るのは受信トレイではなく、指定した検索キーワードの該当スレッド一覧です。「検索したスレッドを件名チェックしながら次々読んでいきたい」というときに活用できるショートカットです。

さらなるメール操作に入る前に、もう1つ理解しておかなければいけないのがGmailの「アーカイブ」という概念。これは極端な表現をしてしまうと、「受信トレイから見えなくなるけどメールは残っている」というイメージで、読み終わったメールは片っ端からアーカイブしておくとメールの数が減ってわかりやすくなります。

実は受信トレイそのものも、「受信トレイ」というタグが設定されたメールを表示しているだけなんですよね。新着メールはかならず受信トレイタグが付くようになっていて、それを外せば受信トレイでは表示されなくなってアーカイブされるし、改めて「受信トレイ」タグをつけると受信トレイで見られるようになる。ここを理解しておくとGmailがさらに使いやすくなると思います。

というわけでアーカイブ関連のショートカットキーをば。

e：アーカイブ
y：ラベル外し（受信トレイでは「受信トレイ」ラベルを外す＝アーカイブ）」
[：アーカイブして次のスレッドへ移動（「j」のスレッド移動と「e」のアーカイブを同時に）
]：アーカイブして前のスレッドへ移動（「k」のスレッド移動と「e」のアーカイブを同時に）

ラベル外しは、スターの場所で押せばスターを外す、ゴミ箱のメールを受信トレイに、ラベルがついたスレッドの該当ラベルを外すなど幅広く使えるのが従来のアーカイブとの違い。ただ、ラベルのついたスレッドをラベル外したくないけどアーカイブしたい、なんてマニアックな要望の場合は「e」がいいと思います。

「[」「]」（ややこしいなこの表現）は、アーカイブを使いこなす人にはかなり便利な機能。このボタンだとアーカイブした後次のスレッドを表示してくれるので、メールソフトでメールを次々読んでいく感覚で使えます。アーカイブをあまり活用しない人は「j」「k」がいいと思いますが、一度読んだらあとは検索できればいい、程度のメールはこのキーでサクサクアーカイブしちゃいましょう。

アーカイブもだいぶ理解したところで次はメールの既読・未読管理やそのほかの設定をば。まずは操作したいメールを「選択」する機能です。

x：カーソルの該当するスレッドにチェックを入れる
*＋a（all）：すべてのメールをチェック
*＋n（none）：選択を解除
*＋r（Read）：既読を選択
*＋u（Unread）：未読を選択
*＋s（Star）：スターを選択

基本は「j」「k」でスレッドを移動しながら「x」で該当のスレッドにチェックを入れる流れだと思いますが、たまった未読をまとめて既読にしたい、なんてときには「*」の存在を思い出してあげてください。

そして操作したいスレッドが決まったらお次はこれ。

Shift＋i：既読にする
Shift＋u：未読にする

自分の場合は「j」「k」でカーソルを移動し、「x」でチェックを入れて、読まないメールマガジンの類は「Shift＋i」で既読にしてから「e」でアーカイブして受信トレイから消す、というのがいつもの流れ。言葉で書くとややこしいですが、覚えてしまえばどれも一瞬で操作できるので、生産効率あげるにはもってこいです。

しかし調子に乗ってアーカイブしまくっているうちに「しまった！ これアーカイブしちゃダメだ！」というスレッドをアーカイブしちゃうことも多々あります。内容覚えていれば検索できるけど、ろくろく内容も覚えないうちにアーカイブしたものって後で探すのも大変なんですよね。

そういうときのお助け的存在がこのショートカット

z：undo（元に戻す）

Windowsのショートカットでも「Ctrl＋z」と言えば元に戻す機能なので、これはだいぶ覚えやすいかな。アーカイブに限らずタグ付けなども元の状態に戻せるので、いざというときに重宝します。

検索のGoogleだけに検索のためのショートカットもあります。

/：検索ウィンドウをアクティブに

これを押すと検索ウィンドウにカーソルが飛ぶので、あとは文字を入力してEnterボタンでメール検索が可能。メールの検索利用頻度が高い人には必須のショートカットでしょう。

そしてライフハックに便利なGoogleのToDo機能もきちんとショートカットを用意。これもGoogleのToDo使っている人には激しく便利です。

Shift＋t（Task）：該当のスレッドをToDoに登録

ほとんどの操作はこのショートカットでまかなえていますが、利用頻度の低い、あるいは使い方が難しいショートカットも最後にまとめてご紹介。

.（ドット）：「そのほかの操作」を開く
!：該当メールを「迷惑メール」に
#：該当メールを「ゴミ箱に移動」
m；該当メールをミュート

「.」に関してはほとんどショートカットでいけるんですが、「.」で表示してからカーソルで選ぶ、という方法もある、程度かな。振り分け設定にも飛べるというのが便利といえば便利かもしれません。

迷惑メールやゴミ箱に関しては一度間違うと後が大変なので、あまりショートカットでやらず、意識的にマウスで行ったほうがいいかなあというのが個人的な考え。これ使う人はセットで「z」のやり直しも覚えておいたほうがよさそうです。

ミュートというのは「このスレッドについては新しいメールが来ても受信トレイに表示しません」という機能。一切関係ないやり取りが続く場合は便利ではありますが、まったく見えないところで新たに自分がかかわる可能性無きにしも非ずですし、このミュートもなかなか使い方難しいなと思う機能です。

まだまだ細かいショートカットはGmailに多数搭載されていますが、これだけ覚えればかなり便利になるはず。個人的にはもうクライアントソフトなしでWebだけで完結できるくらい便利になってます。すべてを覚えようとすると大変なので、簡単なところから1つ2つ覚えるだけで世界が変わると思いますよ。